Konferencijos organizavimas prasideda nuo programos ir pranešėjų, tačiau dalyviai renginį vertina pagal tai, ką girdi ir mato. Užstrigusi skaidrė, švilpiantis mikrofonas ar tamsus pranešėjas transliacijoje gali sugadinti įspūdį apie visą įmonę. Šiame straipsnyje pateikiame techninį konferencijos organizavimo kontrolinį sąrašą – nuo garso ir vaizdo iki transliacijos ir repeticijos.
1. Salės ir techninių poreikių įvertinimas
Pirmas žingsnis – suprasti erdvę. Kiek dalyvių? Kokios salės lubos ir akustika? Kur bus scena, ekranas ir techninis pultas? Ar yra pakankamai elektros galios? Paprasčiausia – atsiųsti salės planą ir nuotraukas techninei komandai, kuri paruoš techninį planą.
- Dalyvių skaičius ir sėdėjimo išdėstymas (teatras, klasė, apvalūs stalai).
- Atstumas nuo scenos iki paskutinės eilės.
- Natūrali šviesa ir galimybė patamsinti salę.
- Elektros jungtys ir interneto ryšys.
- Montavimo laikas – kada salė pasiekiama prieš renginį.
2. Konferencijos įgarsinimas
Garsas – svarbiausia konferencijos dalis. Kiekvienas dalyvis turi aiškiai girdėti kiekvieną žodį, o garsas neturi būti per garsus pirmose eilėse. Išsamiau apie tai rašėme straipsnyje apie konferencijos įgarsinimą.
- Mikrofonai pranešėjams: galvos (headset) arba prisegami mikrofonai, kad rankos liktų laisvos.
- Rankiniai belaidžiai mikrofonai diskusijoms ir klausimams iš salės.
- Garso sistema, pritaikyta salės dydžiui, ir garso inžinierius visą renginio laiką.
- Atsarginės baterijos ir atsarginis mikrofonas – visada.
Patikimų mikrofonų gamintojų, tokių kaip Shure, sistemos naudojamos daugumoje profesionalių konferencijų.
3. Vaizdas: ekranai ir prezentacijos
Didelėse salėse projektorius dažnai per silpnas, todėl vis dažniau renkamasi LED ekranų nuoma. Svarbu:
- Ekrano dydis – kad skaidrės būtų įskaitomos iš paskutinės eilės.
- Prezentacijų valdymas – vienas operatorius, visos skaidrės viename kompiuteryje.
- Kontrolinis monitorius ant scenos, kad pranešėjas matytų savo skaidres.
- Laikmatis pranešėjams – programa nevėluoja.
4. Scenos apšvietimas
Pranešėjai turi būti apšviesti tolygiai – kitaip jie atrodo tamsūs salėje ir ypač transliacijoje. Dekoratyvinis apšvietimas jūsų prekės ženklo spalvomis sukuria profesionalią atmosferą ir gražiai atrodo nuotraukose.
5. Transliacija ir hibridinis formatas
Jei dalis dalyvių jungiasi nuotoliu, reikalinga tiesioginė renginio transliacija: kelios kameros, garsas iš pulto, prezentacijų vaizdas ir galimybė nuotoliniams pranešėjams kalbėti salei.
6. Repeticija ir renginio eiga
- Atvykimas ir montavimas – likus kelioms valandoms ar dieną prieš renginį.
- Garso ir vaizdo patikra su kiekvienu mikrofonu ir prezentacija.
- Repeticija su moderatoriumi ir pagrindiniais pranešėjais.
- Renginio valdymas pagal scenarijų – kas, kada ir kokiu mikrofonu kalba.
- Demontavimas po renginio.
Konferencijos organizavimo techninis kontrolinis sąrašas
- ☐ Salės planas ir dalyvių skaičius išsiųsti techninei komandai
- ☐ Mikrofonų skaičius pagal programą (pranešėjai, diskusija, klausimai)
- ☐ Ekrano dydis ir prezentacijų formatas (16:9)
- ☐ Visos prezentacijos surinktos iš anksto
- ☐ Pranešėjų apšvietimas ir scenos dekoras
- ☐ Transliacijos platforma ir nuoroda
- ☐ Repeticijos laikas
- ☐ Atsakingas techninis koordinatorius renginio dieną
Kiek kainuoja konferencijos techninis aptarnavimas?
Kaina priklauso nuo dalyvių skaičiaus, salės, mikrofonų ir ekranų kiekio, transliacijos ir trukmės. „Aidas Sounds Production“ konferencijų ir produktų pristatymų techninis aptarnavimas kainuoja nuo 1200 € (be PVM). Visas kainas rasite kainų puslapyje.
Dažniausi klausimai
Kiek laiko prieš konferenciją reikia užsakyti techniką?
Rekomenduojame bent 3–4 savaites, o didelėms konferencijoms – 1–2 mėnesius iš anksto.
Ar galite pasirūpinti ir renginio vedėju?
Taip, galime pasiūlyti patyrusį renginio vedėją ir DJ vakaro daliai.
Organizuojate konferenciją? Atsiųskite programą ir salės informaciją – paruošime techninį planą ir pasiūlymą.