Renginių organizavimas
Konferencijos, seminarai, įmonių ir viešieji renginiai – nuo vietos paieškos iki renginio dienos. Vienas partneris ir vienas projekto vadovas visam renginiui.
Visas renginys – vienose rankose
Renginį sudaro dešimtys smulkių dalių: salė, maitinimas, dalyvių registracija, vedėjas, technika, nuotraukos, ataskaita. Kai kiekvieną dalį tenka derinti su skirtingu tiekėju, daug laiko praleidžiama laiškams ir skambučiams, o atsakomybė pasiskirsto.
Aidas Sounds Production perima visą renginio organizavimą: surandame tinkamą vietą, suderiname maitinimą ir paslaugas, o techninę dalį – įgarsinimą, apšvietimą, LED ekranus ir transliacijas – atliekame patys, su savo įranga ir komanda.
Ką apima renginių organizavimas?
- Renginio vietos paieška ir rezervacija
Parenkame salę ar erdvę pagal dalyvių skaičių, formatą ir biudžetą Vilniuje, Kaune, Klaipėdoje ar kitame mieste, suderiname nuomos sąlygas. - Maitinimas
Kavos pertraukos, pietūs, furšetas ar vakarienė – su maitinimo partneriais, atsižvelgiant į dalyvių mitybos poreikius. - Apgyvendinimas ir transportas
Daugiadieniams renginiams – nakvynė dalyviams ir pranešėjams, pervežimai iš oro uosto ar tarp renginio vietų. - Dalyvių registracija
Kvietimai, registracijos forma, dalyvių sąrašai, vardinės kortelės ir registracija renginio vietoje. - Programa, vedėjas ir moderatorius
Padedame sudėlioti programą ir laiko planą, parenkame renginio vedėją ar diskusijų moderatorių. - Techninis aptarnavimas – mūsų pačių
Garsas, mikrofonai, apšvietimas, LED ekranai, scena ir transliacija internetu. Techniką ir specialistus turime patys, todėl už ją atsakome tiesiogiai. - Fotografas ir vaizdo filmavimas
Renginio nuotraukos ir vaizdo įrašas – komunikacijai ir projekto ataskaitai. - Dekoravimas, spauda ir ženklinimas
Stendai, plakatai, vardinės kortelės ir ES lėšomis finansuojamų projektų viešinimo ženklinimas. - Dokumentai po renginio
Pasirašyti dalyvių sąrašai, nuotraukos ir kita medžiaga, kurios reikia renginio ataskaitai ar projekto atsiskaitymui.
Galite užsakyti visą paketą arba tik tas dalis, kurių reikia.
Renginių organizavimas viešiesiems pirkimams
Dalyvaujame viešuosiuose pirkimuose ir organizuojame renginius valstybės įstaigoms, savivaldybėms, kultūros centrams ir ES lėšomis finansuojamiems projektams. Žinome, ko dažniausiai reikalauja tokių pirkimų sąlygos, ir pasiūlymą rengiame pagal pirkimo dokumentus.
Ką dažniausiai perka įstaigos – ir ką galime pasiūlyti
- Konferencijų, seminarų ir mokymų organizavimas su sale, technine įranga ir maitinimu
- Daugiadieniai renginiai su apgyvendinimu dalyviams
- Dalyvių registracija, moderavimas, fotografavimas
- Miesto švenčių, koncertų ir kultūros renginių įgarsinimas, apšvietimas ir scena
- Tiesioginės renginių transliacijos internetu
- ES projektų renginiai su viešinimo reikalavimų laikymusi ir dokumentais ataskaitai
Pirkimų BVPŽ kodai, kuriems teikiame paslaugas
- 79952000-2 – Renginių paslaugos
- 79951000-5 – Seminarų organizavimo paslaugos
- 79950000-8 – Parodų, mugių ir kongresų organizavimo paslaugos
- 79953000-9 – Festivalių organizavimo paslaugos
- 55120000-7 – Viešbučių susitikimų ir konferencijų paslaugos
- 55520000-1 – Maitinimo paslaugos
- 92370000-5 – Garso technikų paslaugos
Pasiūlymą pateikiame per CVP IS pagal pirkimo formą, su detalia sąmata. Planuojate pirkimą ar rengiate rinkos konsultaciją? Parašykite info@aidassounds.lt – atsiųsime kainas ir informaciją apie paslaugas.
Kaip organizuojame renginį
- Užklausa. Papasakojate apie renginį: data, dalyvių skaičius, formatas, miestas, biudžetas.
- Pasiūlymas su sąmata. Parengiame renginio koncepciją ir aiškią sąmatą, kurioje matyti kiekviena dalis.
- Planavimas. Rezervuojame vietą, deriname maitinimą, programą, techniką ir registraciją.
- Renginio diena. Projekto vadovas vietoje koordinuoja visus tiekėjus, mūsų technikai – garsą, vaizdą ir šviesas.
- Po renginio. Perduodame nuotraukas, dalyvių sąrašus ir kitus ataskaitai reikalingus dokumentus.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kiek kainuoja renginio organizavimas?
Kaina priklauso nuo dalyvių skaičiaus, renginio trukmės, vietos, maitinimo ir techninių poreikių. Gavę renginio datą, dalyvių skaičių ir formatą, parengiame detalią sąmatą, kurioje matyti kiekvienos dalies kaina.
Ar galite surasti renginio vietą?
Taip. Pagal dalyvių skaičių, formatą ir biudžetą pasiūlome kelias salės ar erdvės alternatyvas, suderiname nuomos sąlygas ir rezervuojame.
Ar organizuojate daugiadienius renginius su nakvyne?
Taip. Pasirūpiname apgyvendinimu dalyviams ir pranešėjams, maitinimu visas renginio dienas ir transportu tarp renginio vietų.
Ar dalyvaujate viešuosiuose pirkimuose?
Taip. Pasiūlymus teikiame per CVP IS pagal pirkimo dokumentus ir formas. Jei planuojate pirkimą ar rinkos konsultaciją, parašykite mums – atsiųsime kainas ir informaciją.
Ar galima užsakyti tik dalį paslaugų?
Taip. Galite užsakyti tik vietos paiešką, tik techninį aptarnavimą ar bet kurį kitą derinį – visą paketą siūlome tada, kai to reikia.
Kur organizuojate renginius?
Visoje Lietuvoje – Vilniuje, Kaune, Klaipėdoje, Šiauliuose, Panevėžyje ir kituose miestuose bei už jų ribų.
Ar pasirūpinate ES projektų viešinimo reikalavimais?
Taip. Renginio medžiagą paženkliname pagal finansavimo programos reikalavimus, surenkame pasirašytus dalyvių sąrašus ir nuotraukas projekto ataskaitai.
Straipsniai šia tema
Konferencijos organizavimas
Techninis kontrolinis sąrašas: garsas, vaizdas, šviesos, transliacija.
Skaityti →
Tiesioginė renginio transliacija
Kaip organizuoti transliaciją per 8 žingsnius ir kiek ji kainuoja.
Skaityti →
LED ekrano nuoma renginiui: 7 patarimai
Kaip pasirinkti ekrano dydį, pikselio žingsnį ir kiek kainuoja nuoma.
Skaityti →
Planuojate renginį?
Atsiųskite datą, dalyvių skaičių ir formatą – parengsime renginio planą ir aiškią sąmatą.